构建后的规范化运营

视频会议建成后的第一次演示性会议，虽然受到了盟里领导和参加会议人员的高度肯定，但对甄学泓来说，能在多长时间内保持会议效果和系统的稳定运行，他心里还没有十分的把握。因为他从兄弟城市看到了太多积满灰尘的视频会议设备了，从投入资金到所配备技术人员的水平，许多城市在视频会议项目上的建设比他们要专注得多，但最后还是偶尔用一次。

仔细分析了视频会议系统普遍存在的使用率不高的现状——这也曾是阿拉善盟电子政务办建设时最为担心的问题，甄学泓认为，除了音视频信号不好，声音还原差等产品缺陷外（这些问题在阿拉善视频会议系统中已经得到了解决），还有一个根本性的问题——视频会议本来应该是一类民用产品，但目前的产品现状是使用太过复杂，不是专业人员就很难将多个会场的音视频调整到一个可以接受的水平。因为使用太麻烦，各种软故障不断，最后大家只好不用。

针对这个视频会议行业普遍存在的难题，一个在建设之初就在甄学泓脑海里浮动的想法迅速成型，那就是把视频会议当作电信运营级产品管理，用规范化流程控制出现故障的几率，让管理来保障视频会议的效果。

为此，阿拉善盟电子政务办与视频会议服务提供商一起，客观分析系统存在的不足，把可能存在的视频会议的形式进行了分类，并对每一类会议流程所涉及的操作进行了逐一的拆解，然后再优化流程，详细编制了《视频会议系统操作规范及使用流程》。阿拉善盟电子政务办的工作人员在向本刊记者展示这一规范流程时介绍说，它甚至详细到会议前几分钟主机预热、会议主持人要求某人发言后几秒钟内画面和音频切换到位等内容。同时对保障人员的分工进行了角色定位，让技术人员在熟悉全流程的前提下，只专职自己负责的操作范围。并明确规定，任何在操作规范里没有出现的功能按键，任何人不允许使用。阿拉善盟方面认为，这样流程化后，可使每次会议基本上都能按统一的效果展现。

正是在这样一种严格而科学的管理体制下，建成后的阿拉善视频会议系统能够保持常年的稳定运行，让使用会议系统的单位按时到场就能按时开会，彻底改变了人们对视频会议系统好看不好用的看法。

在一次厂商回访的过程中，当厂商代表看到厚厚一本记载阿拉善视频会议系统的使用记录时，他们感到非常惊讶：“我们的产品在客户中应用最多的也就一周两三次，你们竟然可以一天开三次会！”

当阿拉善视频会议系统运行后，只要是用过一次视频会议的部门，都很快地接受了这种新的沟通和交流方式，而且在目前，除去那些必须要面对面召开的会议外，视频会议是盟与旗区之间交流的主要工具。

会议方式的改变，已经悄悄地提升了阿拉善盟各种会议精神的传达效力，也悄悄地提升着盟政府的办事效率。而这才是甄学泓最想要的结果。